Ostatnia nowelizacja prawa z 2019 roku umożliwiła przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej. Okazuje się, że cyfryzacja dokumentów nie musi objąć całości dokumentacji pracowniczej. Jak archiwizować akta osobowe według nowych przepisów?
Czy elektroniczne teczki pracownicze są obowiązkowe?
Elektroniczne teczki pracownicze to na pewno ułatwienie dla pracodawców, jeśli chodzi o przechowywanie dokumentów. Wielu pracodawców jednak obawia się, że nowe przepisy narzucają obowiązek przechowywania akt pracowniczych w całości w formie cyfrowej, albo w całości w formie papierowej.
Według Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nowe przepisy nie wprowadzają wymogu prowadzenia dokumentacji pracowniczej w jednakowej formie dla wszystkich pracowników. Dodatkowo dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy można prowadzić w części papierowo, a w części elektronicznie.
Oznacza to, że (na przykład) dokumentacja urlopowa pracownika może być przechowywana jedynie w formie papierowej lub elektronicznej. Jednak już akta osobowe pracowników muszą być prowadzone i archiwizowane jedynie w jednej, wybranej formie. Ministerstwo uznało ją za jedną, integralną całość (składająca się z 4 części).
Zalety przechowywania i archiwizowania dokumentów w formie elektronicznej
Obieg dokumentów w formie elektronicznej ma szereg zalet, dlatego warto rozważyć wprowadzenie takiego systemu w firmie. System elektronicznego obiegu dokumentów polega na tym, że zeskanowane dokumenty wprowadza się do specjalnego programu. Następnie są one przypisywane do konkretnego pracownika lub projektu. Dokumenty powinny być opatrzone podpisem elektronicznym oraz elektroniczną pieczątką firmy.
Dużą zaletą jest przede wszystkim oszczędność czasu i pieniędzy. Dokumenty w formie papierowej muszą być przechowywane przez wiele lat w archiwach i często potrzeba osobnego pracownika wydelegowanego specjalne do obsługi archiwum. Przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej pozwala na przechowywanie wielu dokumentów w jednym miejscu — na dysku twardym lub w chmurze.
Łatwość dostępu do dokumentów to kolejna zaleta. Wystarczy wyszukać dokument po interesujących nas frazach. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala również na kontrolę dostępu do dokumentów. Jedynie użytkownicy z nadanym dostępem mogą zobaczyć wyznaczone materiały.
