Biała lista podatników VAT to narzędzie, które pozwala na sprawdzenie statusu rejestracji i rzetelności innych podatników wystawiających faktury z podatkiem VAT, na konto których dokonujemy zapłaty. Wykaz podatników, zwany potocznie białą listą, został wprowadzony we wrześniu 2019 roku. Do końca grudnia 2019 r. niesprawdzenie na nim określonych podatników, nie wiązało się z żadnymi konsekwencjami. Obecnie, brak konta odbiorcy w wykazie powoduje sytuację, w której nie zaliczymy wydatku z danej faktury do kosztów uzyskania przychodów.
Podatnika na białej liście powinniśmy sprawdzić wtedy, gdy wartość danej transakcji przekracza kwotę 15.000 złotych. Należy jednak pamiętać o tym, że pod hasłem „transakcji” może się kryć nie tylko płatność w wymienionej wyżej kwocie. Zdarza się bowiem, że zakup danego produktu lub usługi wiąże się z wystawianiem faktur zaliczkowych. Wówczas powinniśmy zsumować całą kwotę brutto wynikającą z umowy i porozumienia. Gdyby okazało się wówczas, że jedna z faktur ma niższą kwotę niż 15.000 zł brutto, a druga wyższą, w obu przypadkach i tak trzeba sprawdzić konto kontrahenta.
Co więcej, pod pojęciem transakcji kryją się również umowy zawarte na czas określony (na usługi stałe, fakturowane co miesiąc). Również należy zwrócić uwagę na umowy na czas nieokreślony. Do transakcji zaliczają się w niej płatności za faktury w okresie wypowiedzenia. Może się zatem okazać, że wszelkie płatności za usługi podlegają sprawdzeniu na białej liście podatników. Powinniśmy zatem sporządzić dokładną listę comiesięcznych płatności stałych i przeanalizować ją pod tym kątem, by uniknąć problemów w razie kontroli podatkowej.
Biała lista podatników dostępna jest na stronie Ministerstwa Finansów: https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka. Można w niej sprawdzić kontrahenta po numerze konta, NIP-ie, REGON-ie i nazwie oraz dacie. Takie sprawdzenie na białej liście powinno być wykonane w dniu zatwierdzenia przelewu do zapłaty. Warto je zachować dla celów dowodowych w formie papierowej lub pliku *.pdf.
