Bazy danych to coś, z czym spotykamy się cały czas, praktycznie codziennie. Jest to tak popularne, że często nawet korzystamy z nich praktycznie nie zastanawiając się, czym właściwie są i jak bardzo potrafią ułatwić nam życie.
Są narzędziem pozwalającym na sprawne i właściwe zarządzanie informacjami, które posiadamy. Dzięki nim możliwe jest uporządkowanie danych, a więc gromadzenie określonych danych wg jakiegoś systemu, klucza. Pozwalają także na wyszukiwanie interesujących nas danych, spośród wielu informacji.
Czym zatem są wspomniane bazy danych?
Baza danych to nic innego jak zbiór danych, który charakteryzuje się tym, że dane te są uporządkowane. Wpisywanie odpowiednich wartości w odpowiednie miejsce jest najważniejszym czynnikiem, który zapewnia powodzenie w utworzeniu przydatnej bazy danych, która pozwoli nam wyszukiwać poprawne i interesujące nas dane. A więc tworząc bazę danych przede wszystkim musimy mieć na uwadze, czemu ona ma służyć, jaki jest jej cel. Jeśli zadamy sobie to pytanie, będziemy wtedy w stanie odpowiedzieć na pytanie, jakie dane określona baza powinna zawierać.
Bazy danych przydatne są zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym. Jednym z popularniejszych przykładów baz danych jest książka telefoniczna, w której możemy wyszukać numer telefonu do interesującej nas osoby po jej nazwisku i miejscowości (nazwiska ułożone są w kolejności alfabetycznej).
Innym przykładem, z którym często się spotykamy, może być kartoteka pacjentów, która zawiera dane uporządkowane alfabetycznie wg nazwisk, często też miejsca zamieszkania. Pozwala odnaleźć dane dotyczące historii leczenia pacjenta i wprowadzić aktualne informacje o kolejnych wizytach, chorobach i zastosowanym leczeniu, zleconych badaniach, wynikach badań.
Kolejnym przykładem może być katalog w bibliotece i czytelni. Jest to taka baza danych, w której znajduje się spis książek, czasopism oraz wszystkich innych materiałów, przeznaczonych do wypożyczenia bądź skorzystania na miejscu w czytelni. Dane posegregowane są tak, żeby można było wyfiltrować interesujące nas pozycje, m.in. po autorze, tytule, słowach kluczowych, tematyce. Wspomniana baza danych jest niezwykle przydatna zarówno dla pracowników bibliotek jak i czytelników.
Coraz więcej bibliotek oferuje swoim czytelnikom możliwość dostępu do swoich katalogów za pomocą sieci Internet. Dzięki czemu osoba korzystająca z takiej bazy, może bez wychodzenia z domu sprawdzić, czy w bibliotece znajduje się interesująca ją książka, czy jest aktualnie dostępna do wypożyczenia.
Istnieje też często możliwość zarezerwowania jej, wówczas książka będzie czekać na czytelnika przygotowana do odbioru, bądź też zamówienia jej na termin późniejszy, jeśli książka jest aktualnie wypożyczona. Jest to niezwykłe udogodnienie dla studentów, którzy ucząc się i pisząc prace nie muszą już spędzać całych dni w czytelni.
Bazę danych stosowane są praktycznie w każdych firmach. Są tutaj różnego rodzaju ewidencje: pracowników, kontrahentów, produktów, surowców i materiałów. Przykładowo: baza danych dotycząca kontrahentów, może zawierać takie informacje jak nazwa skrócona i pełna, NIP, adres siedziby, adres korespondencyjny, rozliczenia z firmą, należności zobowiązania rozliczone i nierozliczone, nieprzeterminowane i przeterminowane, daty i numery faktur, z których wynikają rozrachunki. Tego typu bazy danych bardzo wprowadzane są w programach księgowych i służących do fakturowania.
Na powyższych przykładach jasno widać, że bazy danych przydają się wszędzie tam, gdzie niezbędne jest katalogowanie danych, przechowywanie, wyszukiwanie i wprowadzanie zmian w posiadanych informacjach.
Najprostsze bazy danych stworzyć można w arkuszu kalkulacyjnym, w którym zapisujemy dane w kolumnach i wierszach, w odpowiednich polach, czyli tworzymy tabelę, która pozwoli nam posortować dane wg interesującego nas kryterium, a także wyfiltrować dane o interesującym nas obiekcie.
Tworzenie bazy danych wymaga wpisywania odpowiednich danych w oddzielne pola. Przykładowo wiersz kolumny będzie zawierał wszystkie informacje o interesującym nas obiekcie, czyli będzie to rekord. W kolumnach oddzielnie należy wpisywać poszczególne informacje.
Na przykładzie bazy danych dotyczącej kontrahentów, oddzielnie wpisujemy nazwę skróconą jak i pełną, oddzielnie NIP, miasto, numer faktury i tak dalej. Dzięki temu będziemy mogli wyszukać kontrahenta wg każdego odrębnego kryterium. Podsumowując, każda z informacji wg której zamierzamy wyszukiwać kontrahentów powinna znaleźć się w osobnej kolumnie.
